Inför ett besiktningsuppdrag
- Gör en självständig analys och undersökning av besiktningens omfattning före diskussionen med beställaren. Undersökningen måste senast genomföras före ett uppdragsbrev skickas till beställaren och före besiktningsgruppen påbörjar granskningsarbetet i datarummet eller hos målföretaget.
- Acceptera inte ett besiktningsuppdrag utan att träffa beställaren personligen. Det är endast genom förståelsen av uppdragsgivarens förväntningar och kunskapsnivå som uppdraget kan levereras på rätt sätt med ansvarsbefriande verkan. Det kan många gånger vara så att besiktningskonsulterna med efterforskande frågor hjälper uppdragsgivaren att tydliggöra och prioritera mellan relativt luddiga målformuleringar. Ifall uppdragsgivaren inte medverkar till detta kan uppdraget utföras ändå men det bör klarläggas i uppdragsbrev och rapport att uppdragets genomförande bygger på en inkomplett uppdragsbeskrivning och att det ofullkomliga beslutsunderlaget kan komma att påverka tillförlitligheten i de lämnade rekommendationerna. Besiktningskonsulten bör se till att dokumentera denna informationsbrist.
- Håll eventuella estimat eller kostnadsuppskattningar som beställaren efterfrågar muntliga. Ange helst ett intervall. Gör tydligt att det är ett estimat och inte ett fastpris. Var noga i planering av tillsättning av arbetsgruppen som ska genomföra besiktningen.
- Försök om möjligt att inte byta ut personer i besiktningsgruppen under löpande uppdrag (eller ens efter det inledande uppdragsmötet), det kan både leda till att information går förlorad och att upparbetat förtroende gentemot målföretaget går förlorad. Det är fördelaktigt om någon eller några besiktningskonsulter kan skugga de konsulter som arbetar i projektet och kontinuerlig få information utan att delta i dess utförande. Om någonting inträffar till exempel sjukdom, semestrar med mera kan de kallas in.
- Se till att besiktningskonsulterna får fullständig information om uppdragets bakgrund, det vill säga transaktionens syfte, målsättningar och uppdragsgivarens övriga planering. Besiktningskonsulterna bör genomföra förberedelsen av uppdraget minst lika noga som uppdraget självt.
- Håll besiktningsplanen realistisk. Omfattningen av besiktningen måste avvägas mot den tid, budget och information som finns tillgänglig. Den ska fokusera på de områden där besiktningskonsulternas arbete kan göra mest nytta. Det gynnar ingen part att besiktningsplanen innefattar områden och frågor som aldrig kommer att få svar. Besiktningsplanen är en att-göra-lista, inte en önskelista.
Praktiskt besiktningsarbete
- Om målföretaget verkar vara helt i sin ordning och inga uppseendeväckande iakttagelser verkar vara för handen: gräv djupare! Det finns mycket sällan ett fullständigt perfekt målföretag där allt är precis som köparen önskar det. Antingen har köparen inte varit tillräckligt tydlig med sina förväntningar eller så har säljaren och målföretaget varit effektiva i att städa undan sådana iakttagelser som stör bilden.
- Ifall uppdragsgivaren inte ger tillräckligt med tid (vanligtvis på grund av säljarens restriktioner) till att genomföra erforderlig besiktning så bör besiktningskonsulten klargöra detta för uppdragsgivaren i form av en riskanalys. Om förutsättningarna för att genomföra en meningsfull besiktning helt saknas bör uppdraget avböjas.
- Förklara syfte och mål med besiktningen för målföretagets ledning och andra informationslämnare innan informationslistan skickas ut. Försöka att få säljaren eller dennes rådgivare att allmänt förklara syftet och målsättningen med en besiktning i relation till förevarande transaktion. Ett återkommande problem för informationslämnarna är att de inte förstår varför informationen behöver plockas fram, vilken information som är viktig och varför besiktningen är en viktig del av transaktionsprocessen i sin helhet.
- Se till att skapa en nära relation till målföretagets ledning. De kommer vara på sin vakt i den tidiga delen av processen vilket kräver en ödmjuk och lyhörd attityd. Många av deras önskemål och påpekanden bör kunna tillmötesgås. I en längre besiktningsprocess kan besiktningskonsulterna helt enkelt låta de svåra frågorna vila tills företagsledningen blivit varm i kläderna. Att målföretagsledningen successivt kommer börja solidarisera sig med köparen är en psykologisk faktor, liknande det så kallade Stockholmssyndromet, som talar för besiktningskonsulterna.
- Ha alltid i åtanke att rapporten kan komma att användas av personer som inte varit med vid uppdragets uppstart eller slutpresentationen. Uppdragets förutsättningar måste således framgå av rapporter eller andra skrivelser. Även om beställaren ofta förväntar sig en skräddarsydd rapport som endast flaggar upp de väsentliga riskerna finns det anledning att tydliggöra de förutsättningar och de sammanhang inom vilka iakttagelserna gjorts.
- Var vaksam på förändringar i förhållanden eller förutsättningar under uppdragets löptid. Sådana förändringar kan ofta vara grund för att justera uppdragsbesiktningen till att bli mer eller mindre omfattande. Se till att det finns dokumentation rörande en förändrad omfattning av uppdraget, helst ska de ske i samma form som det inledande uppdragsbrevet, det vill säga skriftligt och undertecknat.
- Undvik tillkommande avtal efter det att uppdragsavtalet slutits. En besiktningskonsult ska aldrig ingå avtal med säljarsidan, vare sig säljaren, rådgivare eller målföretaget. Besiktningskonsulten kan dock lämna eller vara mottagare av intyg. Ifall säljarföretaget kräver att besiktningskonsulterna ska underteckna personliga sekretessförbindelser i samband med informationsmottagandet ska detta ersättas med ett intyg att besiktningsföretaget och alla involverade besiktningskonsulter är bundna av sekretess gentemot sin uppdragsgivare, vilken i sin tur har ingått ett sekretessavtal med säljarsidan.
- Värna i varje läge besiktningskonsulternas oberoende och integritet. Besiktningskonsulterna kommer att utsättas för press att acceptera bristande förutsättningar, förändra negativa skrivningar i rapporten och andra åtgärder som är till fördel för någondera av de involverade aktörerna. Särskilt svåra avvägningar uppstår när företagsledningen eller projektledaren hos beställaren vill införa förändringar av besiktningskonsulternas arbetsresultat och formuleringar. Besiktningskonsulten bör alltid ha i åtanke att deras självständiga ställning samt sakliga och professionella bedömningar är det som långsiktigt skapar värde både för besiktningsföretaget och för företagets klienter.